в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 предусмотрена функция учета затрат рабочего времени персонала на выполнение должностных обязанностей. Учет базируется на базе ежедневных отчетов о проделанной работе. Полученные данные распределяются по видам работ. Перед тем, как начинать работу с табелем, рекомендуем вам внести обновления в календарь предприятия.

Итак, начнем с того, что в 1С учет рабочего времени можно вести двумя способами:

1. Использовать “Отклонения”: в данном случае учет выполненного рабочего времени ведется на основе показателей графика рабочего времени и зафиксированных от него отклонений. Под отклонениями принято считать пропуск рабочих часов и сверхурочные.
2. Учитывать “Сплошную регистрацию”: в данном методе помимо фиксирования документации по отклонениям, также сохраняется реально использованные часы труда.

В приказе на оформление человека на работу в обязательном порядке устанавливается рабочий график сотрудника для определения планового расписания предприятия. Бывают ситуации, когда работник попадает под кадровые трансформации. В таком случае его график тоже обязательно фиксируется в изначальном виде (при необходимости график всегда можно подкорректировать). В связи с этим, реквизит “График работы” в док-ах «Прием на работу» и «Кадровое перемещение» заполняется без исключений.

В 1С учет выполненного рабочего времени ведется по данным активного графика сотрудника. Не забывайте учитывать и отклонения от графика, которые вы можете вывести с помощью следующих док-ов:

• Отпускные;
• Больничные;
• Пропуски;
• Отпуск, предоставленный для ухода за детьми;
• Зафиксированные простои;
• Средняя заработная плата.

Существует практика, когда для работника строится собственное расписание задач на месяц. В такой ситуации плановое время для сотрудника назначается через другой документ 1С - “Ввод индивидуальных графиков работы предприятия”. Эту функцию вы найдете в меню “Расчеты зарплаты по организациям”.

Ситуации, в которых заполнение Табеля учета рабочего времени не требуется:

• Когда все отделы компании работают по графику “5 дней в неделю”;
• Когда в компании присутствует несколько (или больше) видов рабочего расписания. К примеру, все они повторяющиеся, а ситуации расхождения от расписания полностью отсутствуют.

Условия, при которых заполнение Табеля учета рабочего времени является обязательным:

• На предприятии присутствует посменный график работы;
• Вахтовый способ работы;
• “Сложные графики”, которые невозможно отнести к цикличным.

Пошаговое заполнение документа “Табель учета рабочего времени”

Нужный вам документ находится в меню «Расчет зарплаты по организациям». (Также вы можете перейти к документу через закладку “Расчет зарплаты” на пользовательском рабочем столе).

Чтобы добавить новый документ вам всего лишь нужно кликнуть по одноименному полю “Добавить”.

Перед вам раскроется новая форма документа. Далее, выберите предприятие по которому необходимо ввести табель. Если по всей фирме, оставьте поле пустым. (В тех случаях, когда табель нужно внести по одному из подразделений предприятия, выбирайте реквизит “Подразделение”). Укажите за какой месяц заполняется табель.

Существует два варианта заполнения табеля:

• детально по каждому дню периода;
• сводно (ввод отработанных рабочих часов).

Для того, чтобы выбрать необходимый вам вариант, установите переключатель “Способ ввода времени” в нужное положение.

Следующий шаг, который вам нужно сделать - нажать на “Заполнить”. Часть таблицы под названием “Сотрудники” в автоматическом режиме заполнится перечнем работников предприятия. Позже вы всегда сможете отредактировать информацию и внести коррективы.

Если вы видите, что таблица так и осталась пустой, или данные внесены только по некоторым сотрудникам - посмотрите правильно ли заполнено рабочее расписание сотрудников на нынешний год.

В итоге, у вас формируется таблица с учетом заполненных предварительно невыходов.

Самыми распространенными бухгалтерскими программами в Российской Федерации являются программы комплекса 1С – огромный штат разработчиков, программистов и отладчиков постоянно обновляет и усовершенствует систему, внедряя в работу все новые функции и существенно облегчая жизнь бухгалтеров. С помощью 1С можно вести учет , заработной платы, расчетов с контрагентами, быстро составлять отчет по каждому из параметров, предусмотренных бухгалтерским учетом. Это, в свою очередь, дает возможность сокращать затраты на штат бухгалтеров фонд оплаты труда.

Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С

В программе 1С «Зарплата и управление персоналом» для выполнения этой функции используется меню «Расчет зарплаты» на рабочем столе. При открытии этой вкладки следует выбрать параметр «Табель учета рабочего времени», расположенный в панели навигации. Щелкнув по соответствующей кнопке, нужно воспользоваться функцией «Добавить», которая находится на панели инструментов. В этом случае ввод нужно осуществлять вручную, добавляя данные для каждого сотрудника отдельно. Помимо этого, возможно автоматически сформировать список сотрудников с данными учета рабочего времени. Для этого надо выбрать функцию «Заполнить» и в появившемся диалоговом окне задать нужные параметры.

Как сохранить данные учета

В случае необходимости можно внести изменения во внесенные данные, откорректировав показатели рабочего времен, количество ночных и праздничных часов, прогулов и сверхурочной работы. Если возникает неясность с условными обозначениями, которые надо внести в табель, можно вызвать справку, щелкнув по значку «вопросительный знак» на панели инструментов. Также в программе предусмотрена возможность ввода данных об отработанном времени в ежедневном режиме или в целом за период, также можно просмотреть сводные показатели. При ежедневном ручном вводе нужно подтверждать ввод данных, чтобы изменения сохранялись в базе программы. Для этого используется кнопка «Записать» в правом нижнем углу рабочего стола. По окончании отчетного месяца также потребуется сохранить документ в базе данных. Для этого нужно нажать на кнопку «Провести», расположенную на рабочей панели. Помимо этого, табель учета рабочего времени можно сохранить в формате Excel, распечатать на принтере, чтобы получить бумажный вариант. Для этих функций используются стандартные кнопки «Сохранить как»; «Печать документа», которые также расположены на панели инструментов.

Аналогичные возможности предоставляют и прочие продукты компании 1С: Управление производственным предприятием, 1С: Зарплата и Кадры, 1С: Комплексная.

Учет рабочего времени в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 может осуществляться двумя методами:

• метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы);
• метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

При приеме сотрудника на работу в приказе ему обязательно назначается график работы — им определяется плановое рабочее время сотрудника. При кадровом перемещении сотрудника график тоже обязательно указывается: он либо остается прежним, либо изменяется. Поэтому в документах «Прием на работу» и «Кадровое перемещение» реквизит «График работы» является обязательным. Графики работы предприятия предварительно описываются в справочнике «Графики работы».

Учет отработанного времени в программе ведется на основании действующего графика сотрудника, а также на основании отклонений от графика, которые вводятся документами-отклонениями:

• Начисление по больничному листу;
• Начисление отпуска;
• Невыходы;
• Оплата по среднему заработку;
• Регистрация простоев;
• Отпуск по уходу за ребенком.

Помимо общего графика, сотруднику может быть введен индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа »Ввод индивидуальных графиков работы организации» (меню «Расчеты зарплаты по организациям» — «Ввод индивидуальных графиков работы»).

Когда табель заполнять НЕ НАДО.

• Если все работники организации работают по графику пятидневной рабочей недели;
• Если на предприятии используется несколько графиков рабочего времени, все они цикличные, и нет случаев отклонений от графика (именно отклонений, являющихся НОРМОЙ рабочего времени, т.е. отпуска, отгулы, больничные и прочие невыходы тут не имеются в виду).

Когда необходимо заполнять табель учета рабочего времени.

• Если на предприятии используются сложные графики работы, не поддающиеся цикличному описанию в справочнике «Графики работы»:
• Если на предприятии распространена практика обмена сменами между работниками, работающими по сменным графикам:
• Если на предприятии используется вахтовый метод работы и т.д.

Порядок работы с документом «Табель учета рабочего времени».

Чтобы открыть список документов «Табель учета рабочего времени», нужно выбрать пункт меню «Расчет зарплаты по организациям» -> «Ввод табелей учета рабочего времени», или на закладке «Расчет зарплаты» Рабочего стола пользователя щелкнуть на ссылку «Табель учета рабочего времени».

В открывшемся списке при помощи стандартной кнопки «Добавить» добавляем новый документ.

Открывается форма нового документа. В ней необходимо выбрать организацию, по которой вводится табель. Если табель вводится не по всей организации, а по одному из ее подразделений — заполняем реквизит «Подразделение». Если по всей организации — оставляем его пустым.

Выбираем месяц, за который вводится табель.

Выбираем период, за который заполняется табель: весь месяц, первая половина месяца или вторая половина месяца.

Табель можно заполнять в двух режимах: подробно, по дням периода, или сводно, вводя отработанное время. Для этого необходимо установить переключатель «Способ ввода времени» в желаемое положение.

После этого нажимаем на кнопку «Заполнить», и табличная часть «Сотрудники» автоматически заполняется списком сотрудников организации (или ее подразделения, по которому вводится табель) с учетом графика работы сотрудника, а также введенных документов-отклонений, вытесняющих часы по графику.

Если табличная часть осталась незаполненной или заполнились данные не по всем сотрудникам — проверьте заполнение графиков сотрудников на текущий год.

Как видим, табличная часть документа заполнилась автоматически с учетом введенных ранее невыходов.